Het begint een populair onderwerp op verjaardagsfeestjes te worden: de vraag of uw werkgever het recht heeft om alle e-mail die u vanaf uw werkplek verstuurt, in te zien. Mij wordt vaak gevraagd of er bij ons op de krant iets officieel van kracht is waarin dat geregeld is, en dat is geloof ik ook zo.
Alleen, ik zou niet precies weten wat, maar de gangen van het management een beetje kennende, zal dat snel goed komen. Het zou me niet verbazen als er dit weekeinde een stuk in mijn postvak ligt waarin een en ander nog eens duidelijk uitgelegd wordt, naar aanleiding van uitspraken van de Registratiekamer die begin deze week uitpakte met de resultaten van het onderzoek Regels voor controle op internet en e-mail gebruik van werknemers.
Ik weet niet wat dat onderzoek waard is, maar het verbaasde me dinsdag, toen de meeste kranten er mee uitpakten, dat er heel verschillende conclusies uitgetrokken konden worden. Dat kan natuurlijk ook liggen aan collega-journalisten die de ballen verstand van statistiek en onderzoek hebben, maar er wel een stukkie over moeten schrijven. Die veronderstelling ontkennende: de diversiteit aan conclusies was mogelijk omdat je met de uitslagen van het desbetreffende onderzoek en de raadgevingen en overwegingen van de Registratiekamer kennelijk nogal wat kanten uit kan.
De teneur van de meeste koppen was: ‘werkgever mag e-mail werknemer controleren’, waarna verderop te lezen viel dat ‘de werknemer de ruimte moet worden gelaten om zijn werkzaamheden naar eigen inzicht te verrichten’. Los van de ethische discussie, en de vraag wat de werkgevers er van vinden, zie ik daadwerkelijke controle er niet zo snel van komen. Excessen – in bestandsomvang of in mate van onfatsoen – vallen meestal snel op en daar zal vanzelfsprekend op gereageerd worden.
Maar constante controle? Ik kijk even naar de situatie bij ons op het bedrijf, waar het merendeel van de ongeveer achthonderd werknemers over de mogelijkheid beschikt tot internetten en/of e-mailen. Hoeveel honderden – of duizenden – e-mailtjes zouden er per dag door de verschillende mail-servers verwerkt worden? Als een werkgever zin zou hebben om die allemaal door te gaan vlooien, dan zal hij gedwongen zijn om een soort mailpolitie op te gaan richten. Zo’n Big Brother-kantoor zou dan ook nog goed bemand moeten worden, om te voorkomen dat er binnen een maand meer dan een maand achterstand is. Het daarmee gepaard gaande kostenplaatje alleen zal een reden zijn om er nooit aan te beginnen, los van de vraag wie de controleurs zou moeten controleren.
Er gaat immers genoeg bonafide zakelijke mailtjes op en neer – financieel, beoordelingen, afspraken bijvoorbeeld – die absoluut niet gelezen mogen worden dan door verzender en ontvanger. De algemeen directeur of de hoofdredactie ermee opzadelen? Die hebben wel wat beters te doen, terwijl er toch ook mails zijn die zakelijk of moreel verantwoord zijn, maar waar de directeur – of hoofdredacteur – voor het moment even niets mee te maken heeft. Het zou kunnen dat mijn bazen het met deze opvatting niet eens zijn, maar ik weet zeker dat ik niet de enige op de werkvloer ben die deze opvatting te vuur en te zwaard zal verdedigen.
Dat gezegd hebbende: ik kijk wel uit om vanaf mijn werkplek een mail te versturen waarvan ik niet wil dat ‘ie door iemand anders dan de ontvanger gelezen wordt. Dat zou om meerdere redenen een stommiteit zijn. Ten eerste komt er in de meeste gevallen een kopie terecht in de bak ‘verzonden’ van het mailprogramma. Die kan ik natuurlijk onmiddellijk na het verzenden verwijderen, en ik ben ook zo slim om hetzelfde bestand daarna ook nog een keer uit de prullenmand van het mailprogramma te verwijderen.
Maar daarmee ben ik er nog niet, want ik weet zo ongeveer wel wat de policy bij ons is, maar omdat deze waard zijn gasten vertrouwt zoals hij zelf is, voelt ‘ie zich na dat driedubbel verwijderen nog niet lekker. Of de beheerder van de mail-server het nou wel of niet doet of mag, ergens – voor of na de firewall – leeft nog een kopie van wat verzonden is, en iemand kan het lezen.
Bovendien kan er nog een andere ramp gebeuren nadat je netjes alles verwijderd weet te hebben. De ontvanger kan immers enthousiast op de knop ‘reply’ drukken, en de oorspronkelijke tekst in zijn antwoord laten staan. Komt de mail dan terug op een door meerder personen gedeeld e-mail-adres – zoals bijvoorbeeld internet@bndestem.nl, dan zijn de rapen alsnog snel gaar.
Voor mijn eigen conclusie heb ik de Registratiekamer niet nodig: als ik iets te mailen heb dat niet voor anderen bedoeld is – en de vraag of het onderwerp privé dan wel zakelijk is doet er niet toe – dan doe ik dat nooit vanaf mijn werk. Ze controleren maar een eind weg, als ze daar lol in hebben, en intussen pak ik mijn mobieltje wel. Of is dat misschien net zo stom omdat alle telefoongesprekken ergens afgeluisterd worden?